Onbereikbaar op vakantie? Zo stel je een goede ‘out of office’ in

Onbereikbaar op vakantie? Zo stel je een goede ‘out of office’ in

Foto: ss

“Ik kan je bericht niet beantwoorden want ik ben op vakantie,” of hoe onnoemelijk irritant een ‘out of office’ bericht kan zijn. Maar hoe ziet een goede ‘out of office’ er dan wel uit? En moet dat Wij vroegen specialist Tim Christiaens om advies.

De feiten

Eerst en vooral moet je ‘out of office’ simpelweg de juiste informatie bevatten. De reden van je afwezigheid, een eventueel alternatief contactpersoon en de periode van je afwezigheid. Natuurlijk hoeft de reden niet superspecifiek te zijn. Ben je afwezig omdat je complicaties ondervindt van een neuscorrectie, dan kan je ook gerust ‘persoonlijke omstandigheden’ opgeven als reden.

Nog een tip: stel je ‘out of office’ al een dag voor je vertrek in en laat hem een dag na je vertrek pas weer aflopen. Zo win je een dag om rustig lopende taken af te werken op je laatste dag en kan je op je eerste dag na je afwezigheid ook nog de rust nemen om je mailbox te doorspitten naar wat echt belangrijk was.

Het hoeft niet gezegd dat je er best voor zorgt dat er geen spelfouten in je ‘out of office’ sluipen. Je verstuurt dat bericht naar iedereen die je tijdens je vakantie wilt bereiken, en je weet nooit hoe veel dat er zullen zijn.

Niet alleen spelfouten zijn belangrijk om te voorkomen, Tim Christiaens herinnert zich nog steeds die ene barslechte ‘out of office’: “Die ging nog over 2014, ondertussen waren we al wel 2017.” Check dus liever een keer te veel of de datum die je opgeeft wel klopt.

Vanaf wanneer is een ‘out of office’ nodig?

“Ik stel vanaf een afwezigheid van één dag al een ‘out of office’ in, aldus Christiaens. “Mensen verwachten meestal toch binnen de dag antwoord op hun mails, dus dat is niet meer dan beleefd. Ik krijg er soms ook al voor een halve dag afwezigheid, maar dat vind er zelf wel wat over.”

De fictie

Humor in een ‘out of office’ bericht, hoe ver kan je er mee gaan en is het eigenlijk wel een goed idee? Volgens expert Tim Christiaens kan het, maar stel je een grappige ‘out of office’ toch best enkel voor de collega’s in. Je zou zo maar eens iemand voor het hoofd kunnen stoten met een goedbedoeld mopje.

Je kan je inbeelden dat een bericht als: “Van X/X tot X/X is deze mailbox gesloten. Alle e-mails die ik tijdens deze periode ontvang, worden automatisch vernietigd”, wel bij collega’s in goede aarde kan vallen, maar bij anderen wel eens in het verkeerde keelgat kan schieten.

Kan je gemiddelde mailcontact een portie humor wel smaken, dan kan je het wagen om deze - voorzichtiger - alternatieven van Christiaens te gebruiken:

“De e-mailserver kon uw internetverbinding niet vinden. Uw bericht is niet verzonden. Herstart uw computer en probeer opnieuw te verzenden.”

“Ik sta momenteel niet meer in de schijnwerpers, maar maak mijn grote comeback op X/X. Ik zal beter zijn dan ooit tevoren!”

En zijn persoonlijke favoriet: “Uw mail is al in mijn prullenbak beland, maar mijn collega kan u verder helpen.”

Ik heb nog nooit een ‘out of office’ ingesteld, hoe doe ik dat?

Een automatisch antwoord instellen kost je eigenlijk geen moeite. Eenmaal je je tekst opgesteld hebt, ben je nog maar luttele seconden verwijderd van een ‘out of office’ die netjes iedereen laat weten dat je tijdelijk niet beschikbaar bent.

In Outlook ga je simpelweg naar het menu ‘Bestand’, waar je onderaan het titeltje ‘Automatisch antwoord’ ziet verschijnen. Klik daarop en je krijgt het volgende venster. De lege vakjes invullen en je bent klaar. Je kan een aangepast bericht maken voor je collega’s ‘binnen je organisatie’ en andere contactpersonen ‘buiten je organisatie’.

Onbereikbaar op vakantie? Zo stel je een goede ‘out of office’ in
Foto: rr

Voor Gmail-gebruikers is het zo mogelijk nog simpeler. Rechts bovenaan je mailbox klik je op het tandwieltje en kies je ‘Instellingen’. Daar scroll je helemaal naar beneden waar een deeltje ‘Automatisch antwoord’ verschijnt.

Onbereikbaar op vakantie? Zo stel je een goede ‘out of office’ in
Foto: rr

De afwezigheidsberichten van bekende Vlamingen

Radio 1 houdt deze zomer een wedstrijd voor de origineelste ‘out of office’ van allemaal en liet daarom enkele bekende Vlamingen hun afwezigheidsbericht delen. Wil je jouw ‘out of office’ doorsturen naar hen, dan kan dat via deze link.

Corrigeer